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Behind the Scenes
Digitalisierung im Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg
Die Digitalisierung im Mittelstand voran bringen ist das Ziel eines jeden Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums. Doch wie sieht es mit der Digitalisierung innerhalb eines Kompetenzzentrums aus? Welche Tools nutzen die Expert:innen selbst? In unserer kleinen „Hinter den Kulissen“-Serie wollen wir etwas Licht ins Dunkel bringen. Ein Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum ist ein Zusammenschluss verschiedener Partnerorganisationen, in unserem Fall sind es fünf Forschungseinrichtungen aus Magdeburg und Halle/Saale. Das Team besteht – je nach Projektphase – aus ca. zwanzig unterschiedlichen Personen. Wie gelingt es hier die wichtigen Informationen untereinander zu teilen und Erfahrungen weiterzugeben?
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Informationsteilung mit einem strukturierten Wiki
Unsere wichtigste Wissensbasis ist ein strukturiertes Wiki. Unser stellvertretender Leiter hat es aus seinem Dissertationsprojekt „mitgebracht“ und ist ein leidenschaftlicher Wiki-„Evangelist“. Das Wiki wurde von Anfang an als wichtigste Informationsdrehscheibe im Projekt mitgedacht und sukzessive erweitert. Wir nutzen unser Wiki vor allem für Transparenz über die nachfolgenden Punkte:
- Welche Veranstaltungen sind wann geplant?
- Was ist das Ergebnis von internen und externen Besprechungen?
- Mit welchen externen Partnern (Multiplikator:innen, andere Kompetenzzentren) arbeiten wir wie zusammen?
- Welche Unternehmen werden aktuell betreut und wie ist der aktuelle Stand?
Neben diesen zentralen Dingen können alle möglichen Hilfsmittel, Erfahrungen oder Hinweise im Wiki gesammelt werden. Dazu gehören Rechercheergebnisse, Prozessbeschreibungen oder Anleitungen für genutzte Tools.
Veranstaltungsplanung mit dem Wiki
Das Besondere an unserem Wiki ist, dass es neben unstrukturierten Informationen auch strukturierte Daten aufnehmen und verarbeiten kann. Dies kommt uns bspw. bei der Veranstaltungsplanung zugute: Veranstaltungen organisieren wir entweder selbst – dann ist einer der Partner zuständig – oder in Zusammenarbeit mit einer Multiplikatorin oder einem Multiplikator. Im zweiten Fall wird die Veranstaltung dann unterhalb der jeweiligen Multiplikator:innen im Wiki angelegt. Im ersten Fall unterhalb des verantwortlichen Partners. Zu jeder Veranstaltung werden vordefinierte Metadaten abgespeichert, bspw. Datum, Ort, zugehöriges Veranstaltungsformat, interne Ansprechpartner:innen. Darüber hinaus werden die für die Vermarktung wichtigen Informationen auf Basis einer Vorlage abgefragt. Im Freitext ergänzen die Verantwortlichen bspw. Zielgruppe, Inhalte oder notwendiges Vorwissen zur Teilnahme an der Veranstaltung. Anschließend wird die Veranstaltung als „Fertig für die Webseite“ markiert. Die Kolleginnen aus dem Marketing können dann neue Veranstaltungen schnell in der Übersicht identifizieren, die sie noch auf der Webseite einstellen müssen. Nachdem alle Informationen auf der Webseite eingearbeitet wurden, wir der Haken „Veranstaltung online“ gesetzt.
Betreuung von mittelständischen Unternehmen
Eines unserer Einstiegsangebote ist die Digitalisierungssprechstunde bei der die Unternehmen über aktuelle Herausforderungen der Digitalisierung mit Expert:innen des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Magdeburgsprechen können. Ungefähr die Hälfte der Unternehmen werden zunächst von einem unserer Leiter besucht. Dabei wird das besuchte Unternehmen im Wiki angelegt. Auch die Unternehmensseite enthält verschiedene Metadaten, die in Übersichtstabellen automatisch aggregiert werden können. Dazu gehören bspw. Unternehmensgröße, Branche oder der aktuelle Status der Zusammenarbeit. Auf der Seite zum Unternehmen werden im Freitext bspw. Ansprechpartner:innen sowie Kontaktgrund aufgenommen.
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Meeting-Dokumentationen im Wiki
Zu dem Unternehmen werden die jeweiligen Meetings (Sprechstunden) angelegt. Innerhalb der Seite zur Digitalisierungssprechstunde werden dann die wichtigsten Fragen und möglichen Unterstützungsangebote festgehalten. Dies kann bspw. sein, dass das Unternehmen zu bestimmten Workshops eingeladen wird, dass im Nachgang Informationen zur Verfügung gestellt werden oder das ein Mini-Umsetzungsprojekt geplant ist. Oftmals sind diese Informationen für andere Kolleg:innen im Kompetenzzentrum wichtig und werden deshalb festgehalten, um eine gute Übergabe zu gewährleisten. Auf gleiche Weise können auch Meetings mit Multiplikator:innen, anderen Kompetenzzentren oder auch intern dokumentiert werden, nur dass diese Meetings dann anders klassifiziert werden.
Unterstützung des Controllings
Einer der wichtigsten Funktionen des Wikis ist die Unterstützung des Projektcontrolling. Im Monatsbericht werden bspw. alle durchgeführten Veranstaltungen, Digitalisierungssprechstunden oder interne Abstimmungen aufgelistet. Die dafür erstellten Seiten werden automatisch auf Basis einer Vorlage immer einheitlich erstellt. Dabei werden Tabellen oder Auflistungen auf Basis anderer Wiki-Seiten erstellt. So können bspw. alle Meetings mit dem Haken „Sprechstunde“ im Monatszeitraum unter der Überschrift „Digitalisierungssprechstunden“ aufgelistet werden. Gleiches gilt für die Tabelle mit den im Berichtszeitraum durchgeführten Veranstaltungen. Diese automatischen Auflistungen sind der wesentliche Unterschied zu unstrukturierten Wikis.
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Technische und organisatorische Umsetzung
Im Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg wird das kostenfreie, OpenSource Wiki „DokuWiki“ eingesetzt. Dieses Wiki kann um unzählige Plugins erweitert werden und so funktional erweitert werden. Wir nutzen vor allem das im Forschungsprojekt SprintDoc entwickelte Struct-Plugin sowie das auf den Anwendungsfall hin optimierte SprintDoc-Template.
Im ersten Schritt wurde eine initiale Struktur entwickelt, wobei im Vordergrund die Frage stand, welche Informationsobjekte im Wiki abgebildet werden sollten. In unserem Fall sollten die oben aufgezählten Fragen leicht beantwortet werden. Die zentralen Informationsobjekte sind für uns daher unsere Leistungen, daraus abgeleitete Veranstaltungen, Multiplikator:innen, Unternehmen und jeweils zugehörige Meetings. Für jedes Informationsobjekt wurden entsprechende Datenstrukturen und Vorlagen angelegt und getestet. Bereits nach wenigen Tagen stand ein erstes Gerüst mit ersten Inhalten.
Den Kolleg:innen wurde das Wiki jeweils in den monatlichen Meetings vorgeführt und Veränderungswünsche wurden besprochen. Die Strukturentwicklung war also nicht abgeschlossen, sie wuchs mit den operativen Anforderungen. Im Wiki selbst wurden Hilfetexte integriert, die im Bedarfsfall zentral und oder direkt im Kontext aufgerufen werden können. Zusätzlich wurde im Instant Messaging Tool ein Wiki-Channel angelegt, in dem Fragen und Antworten gesammelt werden. Unser stellvertretender Leiter steht außerdem als Keyuser jederzeit mit Rat und Tat zur Stelle.
Natürlich läuft auch bei diesem Digitalisierungsprojekt nicht alles ohne Reibungsverluste. Zum einen ist ein Wiki keine Eierlegende Wollmilchsau und kann daher nicht alles ermöglichen, was man sich wünscht. Dadurch das unser Wiki eine OpenSource-Lösung ist, ist es nicht komplett ausgereift: Bspw. gibt es aktuell keinen ausgereiften WYSIWYG-Editor (What you see is what you get). Zum anderen ist es wichtig, die Kolleg:innen mitzunehmen und zu überzeugen. Einige sahen sofort die Vorteile, andere benötigten einige Zeit um sich mit dem Werkzeug anzufreunden. Letztendlich überzeugt viele Kolleg:innen der Vorteil eines schnellen Monatsberichtes und der Rückgriff auf Abstimmungsergebnisse von Meetings an denen man selbst nicht teilgenommen hat.
