MINI-
PROJEKT
Unternehmen erzählen
ihre Geschichte
Auswahl einer integrierten ERP- und Online-Shop-Lösung für den Sondermaschinenbau
DER ANLASS
Die Hartmut Hesse Hydraulik GmbH & Co. KG übernahm Anfang 2021 die Hochdruck- und Sonderhydraulik Leipzig GmbH (HSL) mit bisherigem Sitz in Schkeuditz. Bereits im Oktober 2020 sprach der designierte Geschäftsführer Herr Schröder – bisher bei der Hesse Hydraulik angestellt – die IHK Magdeburg zum Thema Digitalisierung an. In einer gemeinsamen Digitalisierungssprechstunde mit der IHK und dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg wurde vor allem der geringe Digitalisierungsgrad der HSL thematisiert. Mit der Übernahme der Firma musste dringend in die Modernisierung und Digitalisierung investiert werden, um das Bestandsprodukt „Druckübersetzer“ effizient fertigen und vermarkten zu können. Als Ansatzpunkt wurde eine Kombination aus Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) und Online-Shop mit Produktkonfigurator identifiziert. Um den richtigen Weg einzuschlagen, wurde ein kostenfreies Mini-Umsetzungsprojekt zur Anforderungsdefinition abgestimmt.
DIE LÖSUNG
Aufgrund der Corona-Situation wurde das Mini-Umsetzungsprojekt in fünf Online-Sitzungen à 1-2 Stunden im Laufe des ersten Quartals 2021 durchgeführt. Im ersten Workshop wurden zunächst die Grundcharakteristika des Unternehmens erfragt, wobei sich am SCOR-Modell orientiert wurde, um die grundlegenden Aspekte des künftigen ERP-Systems beschreiben zu können. Mit Hilfe eines Online-Whiteboards wurden die Arbeitsergebnisse festgehalten und konnten so vom Unternehmen auch zwischen den Workshops angepasst und ergänzt werden. Herr Schröder konnte bspw. mit Screenshots von Webshops oder ERP-Software arbeiten, um seine Anforderungen und Wünsche zu sammeln. In den gemeinsamen Terminen wurden die Anforderungen strukturiert und nach den MuSCoW-Kriterien priorisiert. Zur besseren Veranschaulichung der Anforderungen wurden zusätzlich verschiedene Anwendungsfälle (engl. Use Cases) für das künftige System „ERP-Software inkl. Webshop mit Produktkonfigurator“ durchgesprochen. Im Zwischenergebnis entstand ein erster Entwurf eines Anforderungskataloges.
Im nächsten Schritt hat Herr Schröder intensiv nach möglichen ERP-Systemen recherchiert. Um den HSL-Anforderungen gut zu entsprechen, wurde die Suche für Open-Source-Lösungen über den Rahmen bekannter Portale hinaus erweitert und die Nutzungsart über Cloud speziell miteinbezogen. Im Ergebnis sollten max. 10 vielversprechende Systemanbietende mit der Anforderungsliste angesprochen werden, um daraus dann ca. 3 Top-Systeme auszuwählen. Erst nach konkreter Ansicht und Beurteilung eines Demonstrationssystems dieser drei Anbieter sollte das letztendliche System ausgewählt werden. Der ERP-Fachkundige des Kompetenzzentrums stand zusätzlich bereit, um erste Rückmeldungen zu besprechen und Hinweise für die Systemauswahl und Lösungskonfiguration zu geben.
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DAS HAT ES GEKOSTET
Die Digitalisierungssprechstunde und das Mini-Umsetzungsprojekt waren für HSL aufgrund der Förderung des Kompetenzzentrums durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie kostenfrei. Als Software wurde eine Open-Source-Lösung ausgewählt, so dass die Investitionskosten geringer ausfallen als bei einer kommerziellen Lösung. Dennoch: Open-Source bedeutet nicht unbedingt kostenfrei. Um die gewünschte Software einzuführen, zu betreiben und zu warten, sind sowohl einmalige wie monatliche Kosten zu berücksichtigen. Das Unternehmen wird daher eine Förderung für sein Digitalisierungsprojekt beantragen.
DAS HAT DEM UNTERNEHMEN SEHR GEHOLFEN
Die strukturierte Vorgehensweise in zeitlich begrenzten Online-Sitzungen, die in kurzen Abständen (ca. zweiwöchiger Rhythmus) durchgeführt wurden, waren eine enorme Hilfe. Insbesondere das stetige Zurückführen auf die bereits besprochenen und definierten Anforderungen war für den Unternehmenden sehr effizient.
DAS WÜRDE DAS UNTERNEHMEN NICHT WIEDER MACHEN
Rückblickend war es wichtig, unter Anleitung selbständig die ERP-Softwarelösung auszuwählen und sich nicht allein auf einen Rat mit Expertise zu verlassen. Dadurch und durch die begleitende Dokumentation des Entscheidungsprozesses stieg die Identifikation des Geschäftsführers mit der ausgewählten Lösung, auch wenn ein Rat von Fachleuten sicher die einfachere und schnellere Lösung gewesen wäre.
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Kontakt beim Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg
Peter Schreiber
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