POTENZIAL-
ANALYSE
Unternehmen erzählen
ihre Geschichte
Die Software „DokuWiki“
Digitalisierung des Informationsaustausches
DER ANLASS
Die Bödecker-Kreise fördern und organisieren Autorenbegegnungen, Lesungen und Workshops für offene Kinder- und Jugendgruppen sowie Schulklassen. Der Bundesverband der Friedrich-Bödecker-Kreise e.V. koordiniert länderübergreifende Aufgaben, unterstützt die Landesverbände in ihrer Arbeit und führt bundesweite Projekte durch. Dazu gehört auch „Wörterwelten. Lesen und schreiben mit Autor:innen“ im Programm „Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung“.
Bisher gibt es keine verbandsinterne Plattform, die den Austausch der Landesverbände bzw. die koordinative Arbeit des Bundesverbandes unterstützt. Die Arbeit in den großen, übergreifenden Projekten erfordert ein gutes Informationsmanagement, was bisher durch verschiedenste Excel-Tabellen, eine stark verteilte Dokumentenablage sowie teilweise handschriftliche Notizen nur unzureichend unterstützt wurde. Für viele Teilprojekte, Organisationen und Ansprechpersonen im oben genannten Projekt fehlt eine intuitive und übersichtliche Informationsbasis.
DIE LÖSUNG
Um einen strukturierten Informationsfluss zwischen allen Projektbeteiligten sowie einen verbandsinternen Erfahrungsaustausch („Gedächtnis des Vereins“) zu ermöglichen, wurde nach einer geeigneten Plattform gesucht. Im Rahmen einer Digitalisierungssprechstunde wurde die interne Dokumentationslösung des Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg besprochen und vorgeführt. Die Bundesgeschäftsführerin Lisa Reul war sofort überzeugt, dass eine derartige Lösung auf Basis der quelloffenen, kostenfreien Software „DokuWiki“ dem Bundesverband weiterhelfen kann. Das besondere an diesem Wiki ist die Möglichkeit, strukturierte Daten (z.B. Projektpartner, Kontaktdaten von Ansprechpersonen) mit unstrukturierten Informationen (z.B. Fließtext) zu verknüpfen. So lassen sich bspw. automatisierte Auflistungen aller Projektpartner oder Ansprechpersonen mit weiterführenden Informationen erstellen.
Im Rahmen der gemeinsamen Erstellung eines Digitalisierungsfahrplans wurde zunächst die Zielstellung der Plattform aus Sicht der Beteiligten definiert. Aus dieser Zielstellung konnte bereits eine Grobstruktur des künftigen Wikis abgeleitet werden. In einem portablen Prototyp wurden die Strukturen untersetzt und mit Beispielinhalten in zwei Workshop-Terminen gefüllt. Feedback konnte direkt in eine Verbesserung überführt werden.
Nach Fertigstellung des Prototyps wurde die Einführung der Lösung gemeinsam geplant. Hier galt es potenzielle Barrieren in der Umsetzung frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen für ein begleitendes Veränderungsmanagement zu entwickeln. Dabei wurde beispielsweise ein Kommunikationsplan erstellt, der sowohl mögliche Vorteile der Lösung als auch die Kommunikationsmittel und -zeitpunkte enthielt. Im Ergebnis entstand neben dem Prototyp ein Digitalisierungsfahrplan. Dieser führt die Schritte zur Umsetzung in eine fertige Lösung und zur Unterstützung des Veränderungsmanagements zusammen und bietet einen guten Einstieg in ein Digitalisierungsprojekt.
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DAS HAT ES GEKOSTET
Die Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg zur Erstellung eines Digitalisierungsfahrplans war für den Bundesverband kostenfrei. Ebenso kostenfrei ist die zugrundeliegende Lösung, die eingeführt werden soll. Kosten entstehen für das Hosting und das Betreuen des Wikis auf einem externen Server, da kein eigener Webserver verfügbar ist. Die Kosten hierfür liegen unter 1.000 Euro pro Jahr. Für die Initialisierungsphase wird zudem auf einen IT-Dienstleister zurückgegriffen, wofür ebenfalls Kosten entstehen werden, da der Bundesverband selbst keine eigene IT-Verantwortlichen hat.
DAS WÜRDE DAS UNTERNEHMEN NICHT WIEDER MACHEN
Einfach irgendwohin loslaufen bringt nicht viel, diesen Fehler wollte das Unternehmen nicht machen. Für den Bundesverband waren daher im Vorfeld zwei Dinge wichtig: Die beteiligten Mitarbeitenden mussten von der Lösung überzeugt sein, sonst macht die viele Arbeit keinen Sinn. Zusätzlich braucht eine solche Informationsplattform auch die Unterstützung von oben, weswegen vor dem Start des Digitalisierungsfahrplans zunächst der Vorstand mit ins Boot geholt.
DAS HAT DEM UNTERNEHMEN SEHR GEHOLFEN
Bei der Erstellung des Digitalisierungsfahrplans entstand ein Prototyp mit dem die Passfähigkeit der Lösung zur Problemstellung direkt überprüft werden konnte. Die Arbeit an den konkreten Beispielen war für den Bundesverband sehr hilfreich, um sich die künftige Lösung und die damit verbundenen Anforderungen vorstellen zu können.
