POTENZIAL-
ANALYSE
Unternehmen erzählen
ihre Geschichte
Automatisierung von mitgliederspezifischen Prozessen der Rechnungslegung inklusive E-Mail-Versand und Ablage
DER ANLASS
Veränderungen in der Arbeitswelt und der Politik stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Diese anzunehmen und die Zukunft zu gestalten, darin sieht der Allgemeiner Arbeitgeberverband der Wirtschaft für Sachsen-Anhalt e. V. (AVW) seine Aufgabe. Er vertritt die Interessen der mehr als 150 Mitgliedsunternehmen mit ca. 14.000 Mitarbeitern mittelständischer Unternehmen gegenüber der Landesregierung, den Behörden, öffentlich-rechtlichen Körperschaften und vielen weiteren Einrichtungen.
In einer Digitalisierungssprechstunde mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg erläuterte der Geschäftsführer seinen Wunsch zur Verbesserung interner Prozesseabläufe in der Business-Software (ERP) und im Customer Relationship Managements (CRM). In beiden Bereichen werden die Business-Prozesse derzeitig mit Unterstützung von einer gänigen Office-Lösung abgewickelt. Es stellte sich die Frage, sind neue Business-Software-Lösungen erforderlich und wenn ja, wie sollte dann weiter vorgegangen werden.
DIE LÖSUNG
Zur Analyse wurde eine weitere Unternehmenssprechstunde vereinbart, in der die Ist-Prozesse konkret mit einem Experten des Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg besprochen wurden.
Dabei wurde klar, dass die Algorithmen zur Rechnungsgenerierung in einer neuen Business Software i.R. nur mit Anpassungen realisierbar sind, was zu zusätzlichen Einmal- und Wartungskosten führen würde.
Auf der anderen Seite waren diese Algorithmen bereits mit dem Tabellenkalkulationsprogramm abgebildet. Aber im derzeitigen Standard der verwendeten Office-Lösung werden keine automatisierten Ablagen von Rechnungen, je Unternehmen und keine automatisierten Versendungen von E-Mails mit spezifischen PDF-Rechnungsanhängen, ermöglicht.
Um dem Verband wirklich helfen zu können, wurde eine Potentialanalyse/ Digitalisierungsleitfaden zur o.g. Aufgabenstellung ins Auge gefasst. Nach einem Austausch mit der Leitung des Mittelstand-Digital Zentrums Magdeburg wurde unter Berücksichtigung dessen, dass die Aufgabenstellung auch für andere Unternehmen interessant ist, das Projekt freigegeben.
Der Verband wurde bei weitergehenden strukturierten Recherchen unterstützt, um aus Serienbriefen jede Rechnung als einzelne PDF speichern und versenden zu können. Mittels eines Dienstleisters wurde eine Lösung gefunden, für die eine kostenfreie Demo-Version zum Test installiert werden konnte.
Die Evaluierung und Erprobung der Lösung erfolgte dann über eine verantwortliche Mitarbeiterin im Verband.
Dabei zeigte sich schon frühzeitig, dass dieses Vorhaben etwas komplexer war als gedacht und die Kenntnisse und Fähigkeiten zur Formatierung von Serienbrieffeldern vertieft werden mussten, aufgrund einiger Sonderfallregelungen. Wichtig war dabei besonders die Dokumentation der Nutzerschritte zur Nachvollziehbarkeit.
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DAS HAT ES GEKOSTET
150 Euro Einmalkosten (netto) für eine Bundle-Lizenz für Add-Ins des Office-Anbieters und drei gemeinsame Vorort-Workshops, bei denen die Experten des Mittelstand-Digital Zentrum kostenfrei im Rahmen der Potentialanalyse und mit Digitalisierungsleitfäden unterstützten. Die vorhandene Infrastruktur mit zwei PC-Arbeitsplätzen, vernetzt mit einem lokalen NAS und dem Internet sowie mit zwei Business-Lizenzen, erwies sich als eine weiterhin ausreichende Basis.
DAS WÜRDE DAS UNTERNEHMEN NICHT WIEDER MACHEN
Nicht zu schnell gleich nach neuen Lösungen umsehen und dazu nur aus eigener Kraft zu viel Aufwand betreiben.
DAS HAT DEM UNTERNEHMEN SEHR GEHOLFEN
Einen unabhängigen Partner gefunden zu haben, der sich die Ist-Situation konkret mit ansieht, ein Verstehen der Business-Prozesse auf Augenhöhe ermöglicht, der beim strukturierten Recherchieren hilft und der vor übereilten Käufen auf eine Verifizierung und Erprobung achtet. Bei der Erstellung des Digitalisierungsfahrplans wurde zuerst ein Prototyp genutzt, mit dem die Passfähigkeit der Lösung zur Problemstellung direkt überprüft werden konnte. Die Arbeit an den Beispielen des Arbeitgeberverbandes war besonders hilfreich, um sich die künftige Lösung und die damit verbundenen Anforderungen vorstellen zu können.
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