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Handling von E-Rechnungen ab 2025
Die digitale Transformation macht auch vor dem Umgang mit Rechnungen nicht halt. Ab 2025 treten in Deutschland neue gesetzliche Regelungen in Kraft, die Unternehmen im Geschäftsverkehr (B2B) verpflichten, E-Rechnungen zu empfangen – und ab 2027 in der Regel in diesem Format zu erstellen. Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien, die nicht als E-Rechnungen gelten und werden deshalb als sonstige Rechnungen eingestuft und ab 2027 deshalb weitgehend aus dem Geschäftsverkehr verschwinden. Die Umstellung auf E-Rechnungen im Geschäftsverkehr ist Teil der EU-Initiative VIDA (Value Added Tax in the Digital Age). Dazu hat die EU wichtige Beschlüsse gefasst, um die Mehrwertsteuer in der digitalen Wirtschaft zu modernisieren. Dazu gehören, dass Unternehmen zukünftig dazu verpflichtet sind, Umsatzsteuerdaten in Echtzeit an die Finanzbehörden zu übermitteln und die Rechnungsstellung und -verarbeitung über digitale Plattformen erfolgen soll.
Wir haben für Sie eine Übersicht zusammengestellt, welche Ihnen verrät, was Sie bei der E-Rechnung beachten müssen. Darüber hinaus können Sie sich zum Thema auch in unseren Webinaren informieren und in der Unternehmenssprechstunde Ihre Fragen stellen.
Welche E-Rechnungen kommen ab 2025?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine Rechnung im PDF-Format, die elektronisch verschickt wird. Vielmehr ist sie ein digitales Dokument, das strukturierte Daten gemäß der Norm EN 16931 enthält, die von Computersystemen automatisch verarbeitet werden können. Ab 2025 sind insbesondere zu unterscheiden:
- ZUGFeRD als E-Rechnung: Ein neues Hybridformat kombiniert eine menschenlesbare PDF-Datei mit einem maschinenlesbaren XML-Anhang im Innern der Datei.
- XRechnung als E-Rechnung: Ein rein strukturiertes XML-Format, was schon gegenüber der öffentlichen Verwaltung (Governance) im Einsatz ist, ist maschinell leicht verarbeitbar und von uns nur mit Hilfsprogrammen gut lesbar.
Wichtige Termine im Überblick
- Ab 01.01.2025: Empfangspflicht von E-Rechnungen: Ab diesem Datum sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung empfangen zu können. Dafür müssen Sie mindestens ein E-Mail-Postfach bekannt geben, in dem E-Rechnungen eingehen können und sicherstellen, dass diese Rechnungen regelmäßig ordnungsgemäß weiterverarbeitet und als Originaldatei gespeichert werden.
- Ab 01.01.2027 Erstellungspflicht für E-Rechnungen: Ab 2027 dürfen Unternehmen in Deutschland Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland nur noch als E-Rechnungen gemäß EN 16931 verschicken. Ausgenommen davon sind Kleinunternehmer, Kleinrechnungsbeträge unter 250 Euro und steuerbefreite Lieferungen und Leistungen nach UStG § 4. Papierrechnungen und einfache PDF-Dateien ohne strukturierte Daten werden im Normalfall nicht mehr für den Vorsteuerabzug akzeptiert.
- Der 01.2028 als Kulanztermin zur Erstellungspflicht für E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 € in 2026.
Hilfreiche Tools für den Umgang mit E-Rechnungen
Die Umstellung auf E-Rechnungen bedarf gewisser technischer Anpassungen. Dabei können Ihnen folgende Werkzeuge helfen:
- PDF-Reader für ZUGFeRD-Rechnungen: Diese Software zeigt in ihren aktuellen Versionen neben den PDF-Inhalten auch die XML-Daten als Anhang an und prüft, ob die Datei als pdf/A nicht durch Überschreibungen verändert wurde.
- Anzeigeprogramme für ZUGFeRD- und XRechnungen: Diese Tools machen die XML-Inhalte von E-Rechnungen besser lesbar und helfen bei der manuellen Überprüfung.
- Validierungstools: Mit derartigen Werkzeugen können Sie prüfen, ob eine E-Rechnung technisch korrekt, d.h. konform zu den Regeln der Norm EN 16931 ist.
- Verfügbarkeit meint bei E-Rechnungen deren gesetzliche Aufbewahrungspflicht entsprechend der GoBD. Im digitalen Bereich bieten sich dafür Backups an, die der 3-2-1-Strategie folgen können. So sollen Sie min. 3 Datenkopien, min. 2 Speicherarten, min. 1 externe Speicherung aufbewahren. Wichtig ist die Wiederherstellungsmöglichkeit des Backups regelmäßig zu testen und auf eine strikte Trennung von Produktiv- und Backup-Daten zu achten.
IT-Sicherheitsziele zum Thema E-Rechnung
- Integrität beschreibt für E-Rechnungen, dass die Aussteller- und Rechnungsdaten korrekt sind und unverändert übertragen bzw. empfangen werden. Hierzu bieten sich – wie bisher auch – klassische Rechnungsprüfungsverfahren Darüber hinaus ist eine qualifizierte elektronische Signatur (gemäß eIDAS-VO 2014 Art. 3) eine Möglichkeit, um E-Rechnungen digital zu signieren und mögliche Veränderungen automatisch zu erkennen.
- Vertraulichkeit umfasst u.a. Maßnahmen zum Datenschutz von personenbezogen Daten von Rechnungsausstellenden oder deren Adressaten und zur Datensicherheit. Konkret müssen Sie beim Verarbeiten von E-Rechnungen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen die Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikation oder Rechteregelungen zum Zugriff auf E-Rechnungen im Unternehmen.
Ansprechpartner
Peter Schreiber
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