MINI-
PROJEKT
Unternehmen erzählen
ihre Geschichte
Die Digitalisierung im Baugewerbe vorantreiben
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DER ANLASS
Das Baugewerbe gehört zu den Branchen, in denen die Digitalisierung schon viele Tools bietet, um die Arbeit zu erleichtern. Die Anschaffung ist aber auch oft mit hohen Investitionen verbunden ist, welche gut überlegt werden sollten, um den passgenauen Einsatz sicherzustellen. Die Busse Bau GmbH in Magdeburg möchte die Digitalisierung in ihrem Unternehmen (mit den Bereichen Hoch- und Tiefbau) voranbringen. Dabei steht die Vision „das papierlose Büro“, also die digitale Dokumentation und Ablage, und die digitale Kommunikation untereinander im Vordergrund. Es stellt sich für das Unternehmen die Frage, wie solche Themen überhaupt angegangen werden können, gerade auch dann, wenn nicht alle Mitarbeiter:innen von digitalen Arbeitsmitteln überzeugt sind und lieber herkömmliche Arbeitsweisen aufrechterhalten wollen. Welche Themen sollte das Unternehmen zuerst in Angriff nehmen?
Auf der Suche nach Hilfe ist die Busse Bau GmbH im Rahmen des gemeinsamen Sprechtages der Magdeburger Kammern auf das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg gestoßen. Nach zwei gemeinsamen Digitalisierungssprechstunden wurde ein Mini-Umsetzungsprojekt geplant, in dem unternehmensintern Workshops zu den relevanten Themen erfolgten. Dieses Mini-Umsetzungsprojekt mit einer Prozessanalyse (Workshop Teil 1) und dem Aufzeigen von Maßnahmen zur Einbeziehung von Beschäftigten im Rahmen eines Veränderungsmanagements (Workshop Teil 2) sollte mit Mitarbeitenden verschiedener Bereiche der Busse Bau GmbH durchgeführt werden, um Verständnis dafür zu schaffen, an welchen Stellen die Digitalisierung eine maßgebliche Erleichterung für den gesamten Arbeitsprozess bieten kann und auch von der Belegschaft mitgetragen wird.
DIE LÖSUNG
Der Workshop-Teil 1 des Mini-Umsetzungsprojektes widmete sich der Prozessanalyse. In dem 5-stündigen Workshop wurden durch Input und Moderation des Kompetenzzentrums die Grundlagen dafür gelegt, wie Prozesse in Unternehmen detailliert erklärt und analysiert werden können.
Die Prozessanalyse
Dafür wurde jeder Prozessschritt der Busse Bau GmbH identifiziert und aufgeschrieben und die dazugehörigen Informationen sowie die benötigte Software und Hilfsmittel benannt. Des Weiteren wurden für jeden Schritt des Prozesses die Herausforderungen diskutiert und festgehalten. Dieses Vorgehen führt den Beschäftigten des Unternehmens ganz konkret vor Augen, wo Optimierungsbedarf besteht und wo Digitalisierung zur Erleichterung der Arbeit eingesetzt werden könnte bzw. an welchen Stellen Tools fehlen.
Anschließend wurden im Workshop gemeinsam die größten Herausforderungen bei der Gestaltung der Arbeitsprozesse im Unternehmen identifiziert, aufgeschrieben und auch gleich dazu mögliche Lösungsansätze genannt, so dass konkret an diesen Stellen mit der Weiterarbeit begonnen werden kann.
Nicht alle Mitarbeitenden nehmen die Digitalisierung und digitale Arbeitstools positiv an. Diesem Thema widmete sich der zweite Workshop-Teil im Rahmen des Mini-Umsetzungsprojektes.
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Motivation der Beschäftigten für Veränderungsprozesse
Im Rahmen von (digitalen) Veränderungsprozessen ist es sehr wichtig, die Beschäftigten des Unternehmens von Anfang an mit einzubeziehen. Nicht alle Beschäftigten stehen Neuerungen offen gegenüber oder tragen diese positiv bis zur Umsetzung mit.
Im Workshop wurden verschiedene Maßnahmen zur Erhöhung der Mitarbeitermotivation sowie Tipps zur Mitarbeitermotivation bei Veränderungsprozessen aufgezeigt. Kommunikation spielt dabei für alle Prozessschritte und auf allen Ebenen eine sehr große Rolle. Für die Gestaltung von Veränderungsprozessen wurden den Workshopteilnehmer:innen verschiedene Kommunikationsstrategien und -methoden an die Hand gegeben. Veränderungsprozesse bringen immer auch Herausforderungen mit sich und sollten deshalb aktiv gemanagt werden mit Hilfe des Change Managements. Hier wurde im Workshop erarbeitet, wie z. B. mit der Speedboat-Methode Veränderungen gemanagt werden können und die Belegschaft bei digitalen Veränderungsprozessen einbezogen werden kann. Nähere Informationen unter: „Veränderungsmanagement: Beschäftigte für Veränderungsprozesse begeistern“
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Am Ende des Workshops wurden ganz konkret die nächsten Schritte der Weiterarbeit aufgeschrieben. Dabei spielt das vorgestellte Umsetzungskonzept von Veränderungsprozessen mit den aufgezeigten sechs Schritten eine wesentliche Rolle. Anhand dieser Vorlage soll nun zuerst ein Termin anberaumt werden, um diese 6 Schritte konkret für die Busse Bau GmbH zu untermauern. Außerdem soll eine Aufnahme der Anforderungen an die Hardware erfolgen, damit es zu einer Abstimmung zur anzuschaffenden Hardware geben kann, mit der auch alle Beschäftigten gut arbeiten können.
Im Rahmen dieses Mini-Umsetzungsprojektes haben die Mitarbeitenden der Busse Bau GmbH nach eigener Einschätzung viele wertvolle Tipps und Methoden an die Hand bekommen, um derzeit anstehende und zukünftige Vorhaben, wie z. B. digitale Veränderungsprozesse, in Angriff zu nehmen und erfolgreich umzusetzen.
DAS HAT ES GEKOSTET
Ein Mini-Umsetzungsprojekt mit dem Kompetenzzentrum ist für die Unternehmen kostenfrei. Die Busse Bau GmbH hat Beschäftigte des Unternehmens an zwei Tagen für 5 Stunden für die beiden Workshop-Teile von ihrer eigentlichen Arbeit freigestellt. Die für das Veränderungsvorhaben Verantwortlichen werden sich weiterhin mit dem Thema intensiv beschäftigen.
Die an das Mini-Umsetzungsprojekt sich anschließende Umsetzung eines Vorhabens bedeutet allerdings zunächst Zeitaufwand und ein entsprechendes Budget.
DAS WÜRDE DAS UNTERNEHMEN NICHT WIEDER MACHEN
Sich immer wieder „um die eigene Achse drehen“ ist auf Dauer nicht der richtige Weg und bringt das Unternehmen nicht weiter voran. Der unbefangene Blick von außen eröffnet neue Perspektiven und hinterfragt eingefahrene Muster. Die Zusammenarbeit mit externen Expert:innen und der Austausch mit anderen und auch der Mitarbeiter:innen verschiedener Bereiche der Busse Bau GmbH untereinander bezieht alle Ansichten und Meinungen ein und bringt das Unternehmen stärker voran.
DAS HAT DEM UNTERNEHMEN SEHR GEHOLFEN
Ein intensiver Blick auf die verschiedenen Prozesse im Unternehmen, deren Analyse und Identifizierung von Schritten zur Optimierung war sehr hilfreich für das Unternehmen. Unter den Beschäftigten war der Erfahrungsaustausch zwischen den verschiedenen Bereichen der Busse Bau GmbH und zwischen Befürwortern und Nicht-Befürwortern der Digitalisierung sehr intensiv und hat alle Blickwinkel und Meinungen gegenübergestellt und versucht, Verständnis für die jeweils andere Ansicht zu schaffen.
Die beiden Workshop-Teile haben dem Unternehmen wichtige Impulse für die weitere Beschäftigung mit dem Thema Digitalisierung gegeben und in die richtige Richtung gewiesen. Auch die Untersetzung der Digitalisierungsstrategie mit einem Ansatz des Veränderungsmanagements und dem Umsetzungskonzept in sechs Schritten war eine wichtige Anregung für die Umsetzungsphase.
Kontakt beim Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg
Christina Maischak
Dr. Stefan Voigt
