POTENZIAL-
ANALYSE
Unternehmen erzählen
ihre Geschichte
Von der Prozesslandkarte zum Digitalisierungsfahrplan
Mit der Potenzialanalyse die Digitalisierung im Handwerk planvoll umsetzen
DER ANLASS
Die Digitalisierung im Handwerk konsequent und planvoll umsetzen. Mit diesem Wunsch wendete sich Kristian Schwesig an das Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg. Zu viel wird in dem Bauhandwerksbetrieb auf dem Papier gearbeitet. In Zukunft sollen digitale Lösungen nicht nur die Kommunikation vereinfachen, sondern sämtliche Arbeitsschritte optimieren.
So soll die Zeiterfassung digital erfolgen, ebenso wie das Steuern der Maschinenparks. Für das papierlose Büro ist der Grundstein gelegt, indem der Betrieb in eine Handwerkssoftware investiert hat. Die Einsatzbereiche der Software gilt es zu erweitern. „Aktuell nutzen wir die Software eher als digitale Schreibmaschine“, sagt Schwesig, der Geschäftsführer.
Ein Zeitfresser im Betrieb ist das Schreiben von Angeboten, beschreibt Schwesig weiter: „Wir starten immer bei null, da es keine Vorlagen oder Masken gibt. Das möchten wir ändern.“ Zudem wird die Angebotserstellung oft für das Tagesgeschäft unterbrochen.
Des Weiteren soll die Kalkulation mithilfe einer Datenbasis erleichtert werden. Ein weiterer Meister oder eine Meisterin soll zusätzliche Abhilfe schaffen. Zudem möchte der Betrieb mehr Privatkund:innen erreichen.
DIE LÖSUNG
Um die Ziele zu verwirklichen, heißt es Überblick schaffen und einen konkreten Plan schmieden. Zur Unterstützung stehen dem Betrieb die Experten des Mittelstand-Digital Zentrums Magdeburg, Robert Kummer und Stefan Voigt, zur Seite. Ihr Ansatzpunkt sind die Prozesse, denn definierte Prozesse gibt es im Betrieb nicht.
Einen weiteren Vorteil der Prozessanalyse sieht Robert Kummer für Gespräche mit Softwaredienstleister:innen und erklärt: „Wer genaue Vorstellungen der Prozesse im Betrieb hat, dem fällt es leichter zu beschreiben, welche Anforderungen eine Software erfüllen muss, welche Optionen Zusatz sind und welche Funktionen keinen Sinn ergeben“.
SCHWACHSTELLEN ERKENNEN
Zusätzlich werden Knackpunkte sowie Potenziale sichtbar. Da die Teammitglieder ihre tägliche Arbeit am besten beschreiben können, wurden alle, für die administrativen Prozesse relevanten Personen in die Analyse einbezogen. Dabei wurde geschaut, wo digitale Lösungen die Arbeit erleichtern oder Zeit einsparen. Auch die Anforderungen von Kund:innen und Lieferant:innen wurden berücksichtigt.
Ziel der Treffen mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg war die Entwicklung des Digitalisierungsfahrplans – eine Übersicht, in der die Reihenfolge und der Zeitraum der Maßnahmen festgelegt sind, mit denen die Ziele umgesetzt werden. Hierfür ist die Identifikation und Analyse der Kernprozesse wichtig, also die Arbeiten, mit denen der Betrieb Geld verdient.
LÖSUNGEN FINDEN
Im Vordergrund der Workshops mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg stand der Kernprozess „Baudienstleistungen privat“. Es wurde geschaut, welche Personen an dem Prozess beteiligt sind oder wie sich Teilschritte sinnvoll zusammenlegen lassen.
Zudem wurde klar, dass Stammdaten und Planzeiten notwendig sind, um Zeit bei der Angebotserstellung zu sparen. Referenzangebote müssen her, denn diese erzeugen mehr Sicherheit bei der Kalkulation der Angebote. Die Auswertung von Stundenzetteln oder auch Zeitaufnahmen sind mögliche Wege, Planzeiten zu ermitteln. Zudem besteht ein Ansatzpunkt darin, Produktdaten aus digitalen Katalogen in die Handwerkersoftware einzubinden.
Eine weitere Idee, die im Zuge der Prozessanalyse entstand, ist die Nutzung eines Konfigurators. Durch diesen erhalten Kund:innen neben Inspiration, ein Gefühl für die entstehenden Kosten.
Bezogen auf die ebenfalls angebotenen Wartungsdienstleistungen besteht ein weiterer Ansatzpunkt, auf Basis einer digitalen Auftragshistorie Standardverschleißteile „auf Verdacht“ mit zum Kunden zu nehmen, um Wartezeiten und Mehrfachanfahrten zu reduzieren.
DAS HAT ES GEKOSTET
Die Potenzialanalyse mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg war kostenfrei für den Betrieb. Die benötigte Software hat der Betrieb kostenpflichtig selbst angeschafft. Dabei wurde beachtet, dass das verwendete Programm den definierten Anforderungen entspricht und zu dem Betrieb passt.
DAS WÜRDE DER BETRIEB NICHT WIEDER MACHEN
Zum Startzeitpunkt des Vorhabens war der Betrieb komplett ausgelastet und in der Umstrukturierung nach einem Geschäftsführerwechsel. Aus diesem Grund konkurrierte die Umsetzung des Digitalisierungsfahrplans regelmäßig mit dem Tagesgeschäft und zog häufig den Kürzeren. Geholfen haben relativ kurze, aber regelmäßige Terminblocker an denen alle Beteiligten an den ausgewählten Maßnahmen des Digitalisierungsfahrplans gearbeitet haben.
DAS HAT DEM BETRIEB SEHR GEHOLFEN
Besonders hilfreich für den Betrieb war der zweite Blick durch die Experten des Mittelstand-Digital Zentrums Magdeburg. Das gab Denkanstöße für das Team. Zusätzlich war es von Vorteil, dass durch die Termine die Arbeit an der Digitalisierungsstrategie für alle verbindlich war, ohne dass der Alltag dazwischenfunkt. Zudem wurden Knackpunkte sichtbar und erste digitale Baustellen bereits abgearbeitet.
In den ersten Monaten konzentrierte sich das Unternehmen primär auf die Umsetzung organisatorischer Verbesserungsmaßnahmen. So wurden Formulare standardisiert, die Auslastungssteuerung der einzelnen Arbeitsplätze verbessert und Aufträge von Privatkund:innen eingeworben. Aber auch digitale Technologien haben verstärkt Einzug in den Unternehmensalltag gehalten.
Die Website, welche im Rahmen eines Projektes von Auszubildenden umgesetzt wird, befindet sich im Aufbau. Im Bereich Fensterbau ist ein Konfigurator im Einsatz. In Zukunft wird das Team in dem Umgang mit der Software geschult.
Zudem vereinfacht ein Smart Display Absprachen mit Kund:innen. Der nächste Schritt für Bauhandwerk Schwesig ist, die weitere Verbesserung der Kommunikation zwischen Büro und Baustelle. Hier soll ein Ticketsystem für Arbeitserleichterung sorgen und Bauvorgänge dokumentieren
Ansprechpersonen
Robert Kummer
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Dr. Stefan Voigt
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