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Umsetzungsprojekt „Digitalisiertes Geschäftsmodell für die Weiterbildung in der Pflege“ – Projekttagebuch der Lewida GmbH Teil 12
Sozialwissenschaftliche Begleitung zum Umsetzungsprojekt
Die Umsetzungsprojekte, die das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg durchführt, werden sozialwissenschaftlich begleitet. Ziel der sozialwissenschaftlichen Begleitung ist die Unterstützung der Einführung digitaler Geschäftsmodelle in den Unternehmen. Hierfür werden Interviews geführt sowie teilnehmende Beobachtungen und Analysen der Projektdokumentation vorgenommen. Die Interviews und teilnehmenden Beobachtungen finden mit unterschiedlichen betrieblichen Zielgruppen (Geschäftsführung, Fachkräfteebene etc.) statt. Die Absicht ist, Lösungen zu entwickeln, die den Bedürfnissen der verschiedenen von dem Umstellungsprozess betroffenen Personengruppen entsprechen und dadurch die Akzeptanz und Unterstützung der Lösung zu erhöhen.
Die konkreten Ziele der sozialwissenschaftlichen Begleitung bestehen in der:
- Initiierung und Begleitung einer betriebsinternen Gruppe zur Gestaltung des Veränderungsprozesses (Kernteam)
- Qualitätssicherung zur zielgruppengerechten Gestaltung des Projektes
- Entwicklung von bedarfsgerechten Lösungen betroffener Personengruppen, um die Akzeptanz und Unterstützung zu erhöhen
- Aufbereitung von Problemlagen und Handlungsansätzen.
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Bei der Lewida GmbH wurde in einem ersten Schritt ein Auftaktgespräch zum Kennenlernen und zum Abstecken des Projektziels sowie der Initiierung der Projektgruppe geführt. In einer zweiten Gesprächsrunde im Rahmen der Kick-off-Veranstaltung wurde u. a. das Vorgehen bei der sozialwissenschaftlichen Begleitung erläutert.
Zahlreiche Interviews wurden mit den Mitgliedern des Projektkernteams zu Beginn und zum Abschluss des Umsetzungsprojektes geführt, wie auch mit Mitarbeitenden während des Umsetzungsprojektes, um ein umfassendes Bild zu erhalten. Ergänzend wurde eine teilnehmende Beobachtung durchgeführt.
Im Rahmen des Abschlussworkshops im Dezember 2019 wurden wichtige Ergebnisse der sozialwissenschaftlichen Begleitung präsentiert, die im Folgenden kurz dargestellt werden.
Rahmenbedingungen, welche Lewida prägen
Auch die Lewida GmbH spürt den zunehmenden Mangel an Personal bei einem gleichzeitig steigenden Bedarf an Arbeitsleistung. Arbeitskräftemangel verlangt eine neue Orientierung des Unternehmens: die Orientierung auf die Mitarbeitenden. Das hat Lewida erkannt. Gleichzeitig ist ein Wandel in der Arbeitswelt dahingehend zu verzeichnen, dass junge Nachwuchskräfte und auch Arbeitskräfte mit Betreuungsaufgaben (Kinderbetreuung oder Pflegeverantwortung) eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatem, Planungssicherheit und z. T. eine Verkürzung der Arbeitsstunden wünschen. Flexibilität bei der Arbeitsplanung spielt eine immer größere Rolle. Aber auch ein kultureller Wandel ist zu beobachten: immer mehr Mitarbeitende unterschiedlicher ethnischer Herkunft arbeiten in den Unternehmen.
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Ganz wichtig ist die Qualität der Arbeit bei Lewida, weshalb der Qualitätsanspruch immer wieder geprüft wird. Dabei spielt die interne Qualitätssicherung für die Weiterbildung der eigenen Mitarbeitenden eine besondere Rolle. Der Aufbau einer eigenen Lewida-Weiterbildungsakademie soll einerseits die Qualität der Fortbildung gewährleisten und andererseits durch integriertes eLearning eine bessere Vereinbarkeit durch zeit- und ortsflexibles Lernen ermöglichen.
Wie sieht das Projektkernteam die Konzeptionierung einer Lewida-Weiterbildungsakademie?
Die Digitalisierung wird von den Mitgliedern des Kernteams als Fortschritt angesehen, der in vielen Bereichen neue Möglichkeiten bietet, so z. B. im Rahmen der bei Lewida vor einigen Jahren eingeführten digitalen Pflegedokumentation. Damit können Arbeitsprozesse vereinfacht und optimiert werden. Für den Aufbau der Lewida-Akademie sieht das Kernteam des Projektes in der Zusammenarbeit mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg eine große Bereicherung. Besonders das methodische Vorgehen, z. B. im Rahmen des Workshops zur Erstellung von Personae, ist hilfreich für die Konzeptionierung der Weiterbildungsakademie. Von großer Bedeutung ist es, ein Konzept, ein Modell für das Vorhaben zu entwickeln. Die Erkenntnis, dass man so ein Vorhaben „eben nicht nebenbei machen kann“, ist bei allen Mitgliedern der Kerngruppe vorhanden. Es ist wichtig, dass es eine Gruppe mit verantwortlichen Akteuren für ein Projekt gibt und dass alle Führungskräfte das Projekt mittragen, um den Erfolg zu sichern.
Ein weiteres Erfolgskriterium wird in einer guten Kommunikationskultur gesehen. Die Lewida GmbH hat sieben Standorte in Sachsen-Anhalt. Um relevante Informationen und Neuerungen an die Beschäftigten aller Standorte zu transportieren, wurde die Kommunikation digital über eine Informationsplattform erweitert. Die regelmäßigen Präsenzinformationsveranstaltungen innerhalb jedes Standortes und die jährlichen Besuche der Geschäftsführung in den Standorten, um in den Austausch zu treten und alle wichtigen Angelegenheiten persönlich zu besprechen, werden weiterhin beibehalten.
Ein großes Anliegen des Kernteams im Rahmen des Aufbaus einer Lewida-Weiterbildungsakademie ist dem Kernteam das zeit- und ortsflexible Lernen für ihre Beschäftigten mit einer hohen Qualität der Inhalte, die Lewida selbst in der Hand hat. Wichtig ist aber auch, dass jahrelanges Fach- und vor allem Erfahrungswissen von ausscheidenden Mitarbeitenden – gerade auch zu speziellen Themen – nicht verloren geht, sondern an jüngere Beschäftigte weitergegeben wird. Die Lewida-Akademie soll daher auch die Möglichkeit bieten, dieses implizite Wissen, was nicht unbedingt in den Lehrbüchern steht, online aufzubereiten und an alle Mitarbeitenden jederzeit weiterzugeben, auch wenn die Erfahrungsträger:innen aus dem Unternehmen ausscheiden. So ist angedacht, dass ältere Beschäftigte und auch Führungskräfte – neben ausgebildeten externen Referent:innen – selbst Fortbildungsveranstaltungen halten, z. B. zu den Themen Lagerungstechnik oder Demenz, um ihre Erfahrungen und ihr langjähriges Wissen dauerhaft weitergeben zu können. Zudem ist angedacht, nicht nur für die eigenen Mitarbeitenden, sondern auch für Beschäftigte anderer Pflegeeinrichtungen und auch für Angehörige von Pflegepersonen Weiterbildungen anzubieten.
Von hoher Priorität sind dabei zwei Aspekte:
- Zum einen sollen die Bedarfe und Wünsche der Beschäftigten in Bezug auf eine Weiterbildungsakademie erfasst werden.
- Und zum anderen müssen die Mitarbeitenden mit der Technik der neuen Weiterbildungsformen vertraut gemacht werden, damit diese auch genutzt wird. Gerade bei älteren Kolleg:innen wird oft eine Hemmschwelle gegenüber der digitalen Technik beobachtet. Diese Hürde muss genommen werden, um alle Nutzenden der Weiterbildungsakademie zum Lernen auch mittels Online-Lernplattformen zu befähigen.
Wie sehen die Beschäftigten das Vorhaben?
Aus Gesprächen mit Beschäftigten der Lewida GmbH wurde deutlich, dass der Kommunikationsstil innerhalb des Unternehmens als sehr gut eingestuft wird. Die Kommunikationskultur wird als offen, kompetent und sehr positiv eingeschätzt. Informationen und Neuerungen werden vorab im Leitungsteam der Lewida GmbH besprochen und dann – wenn es relevant für alle ist – an die Beschäftigten weitergegeben. So wurde auch mit dem Vorhaben der Lewida-Akademie verfahren. Die Mitarbeitenden der Einrichtungsleitung, der Wohnbereichsleitungen und der Leitung Präsenz wissen über die Konzeptionierung der Lewida-Akademie detailliert Bescheid und die Mitarbeitenden wurden mit den wichtigsten und aktuell relevanten Informationen über das Vorhaben ausgestattet. Als sinnvoll von den Beschäftigten selbst wird empfunden, dass Vorhaben, Veränderungen und Neuerungen erst dann an die Mitarbeitenden weitergegeben werden, wenn sie „spruchreif“ sind.
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Das Ziel, mit der Weiterbildungsakademie neue Wege – auch in Bezug auf Online-Lernen – zu gehen, wird als sehr positiv aufgenommen. Der Vorteil der Lewida-Akademie wird ganz besonders darin gesehen, auch Mitarbeitende zu erreichen, die bisher vielleicht weniger an Weiterbildungsveranstaltungen teilgenommen haben, und auch darin, sich die Zeit und den Ort des E-Learning selbst bestimmen zu können. So ist gerade für Beschäftigte im Schichtsystem – wie es bei Lewida der Fall ist – durch den Wegfall von langen Wartezeiten auf Weiterbildungen und den Wegfall des Anfahrtsweges zur Veranstaltung – ein Zeitgewinn und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu erwarten. Das trägt entscheidend zur Arbeitgeberattraktivität der Lewida GmbH bei und kann für junge Nachwuchskräfte ein Anreiz sein, bei Lewida arbeiten zu wollen. Alle befragten Beschäftigten können sich vorstellen, die Angebote – und besonders die Online-Lernangebote – der Lewida-Akademie zukünftig häufiger zu nutzen bzw. Weiterbildungen in größerem Umfang als bisher in Anspruch zu nehmen. Wichtig ist dabei, nicht an den Bedarfen und Wünschen der Beschäftigten vorbei zu agieren, sondern deren Präferenzen und Ideen aufzunehmen.
Die Beschäftigten der Lewida GmbH sehen folgende Herausforderung bei der Nutzung der geplanten Online-Angebote der Lewida-Akademie:
- Wie erfolgt die Kontrolle der Teilnahme an Online-Weiterbildungen?
- Nutzen die Beschäftigten die Angebote zur Wissensvermittlung tatsächlich?
- Fehlt evtl. der Überblick an den Teilnahmen an Fortbildungsveranstaltungen?
DIESEN FRAGEN WIRD SICH DAS KERNTEAM BEI DER KONZEPTIONIERUNG DER LEWIDA-AKADEMIE ANNEHMEN UND NACH EINER LÖSUNG FÜR DIESE BEDENKEN SUCHEN.
Welche Vorteile hat die Lewida-Akademie?
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Zusammenfassend sollen die Vorteile der Lewida-Weiterbildungsakademie, die sowohl das Kernteam als auch Beschäftigte der Lewida GmbH sehen, noch einmal auf einen Blick dargestellt werden:
- Die Lewida GmbH beschreitet mit dem Aufbau einer Weiterbildungsakademie zeitgemäß neue Wege und nutzt die Digitalisierung für Online-Fortbildungsangebote.
- So kann Lewida die Inhalte der Weiterbildungen selbst mitbestimmen, kontrollieren und damit hohen Qualitätsansprüchen gerecht werden.
- Mit dem geplanten Online-Angebot an Weiterbildungen wird Lewida orts- und zeitflexibler Gestaltung von Qualifizierungen gerecht und kann so die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben fördern.
- Damit steigert die Lewida GmbH ihre Attraktivität als arbeitgebendes Unternehmen und bietet Nachwuchskräften und Bewerber:innen einen Anreiz zur Aufnahme einer Tätigkeit in dem Pflegeunternehmen.
- Die eigene Weiterbildungsakademie hat auch den Vorteil, dass Beschäftigte keine langen Wartezeiten zur Teilnahme an einer Fortbildung in Kauf nehmen müssen und auch lange Anfahrtswege zum Ort der Weiterbildung entfallen.
- Außerdem sollen mit der flexiblen Gestaltung von Weiterbildungsaktivitäten mehr Mitarbeitende motiviert werden, häufiger an Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen.
Wie geht es weiter?
Stehen in einem Unternehmen Veränderungen oder Neuerungen an, so ist es wichtig, die Beschäftigten mit auf den Weg zu nehmen und sie für das Vorhaben zu motivieren. Wie das gelingen kann und was in dem Prozess zu beachten ist, soll in dem noch durchzuführenden Workshop „Mitarbeitermotivation, Veränderungsmanagement und Unternehmenskultur: Auswirkungen der Digitalisierung“ gemeinsam erarbeitet werden. In dem Workshop werden konkrete Handlungsempfehlungen gegeben, wie Mitarbeitende motiviert werden können, technologische Veränderungen anzunehmen, mitzugestalten und in Anspruch zu nehmen. Außerdem wird auf die Phasen von Veränderungsprozessen inklusive der Erscheinungsformen von Widerständen, auf die Aktionsebenen im Veränderungsmanagement und konkrete Lösungsansätze eingegangen. Nicht zuletzt spielt auch die Unternehmenskultur eine wichtige Rolle. Die Funktionen, Ebenen, Einflussfaktoren und Dimensionen werden im Workshop erörtert und konkrete Beispiele dargestellt. So sollen die Führungskräfte der Lewida GmbH ein Werkzeug bekommen, mit dem sie den Veränderungsprozess, das Vorhaben des Aufbaus der Lewida-Akademie, gut gestalten können.
Digitalisierung ist ein „großes Thema“ bei der Lewida GmbH und berührt mehrere Bereiche im Unternehmen. Das Umsetzungsprojekt, welches das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg mit der Lewida GmbH durchgeführt hat, beinhaltete die Vorplanung des Aufbaus der Lewida-Weiterbildungsakademie. Der Fokus wurde in der Planungsphase dahingehend erweitert, dass im Rahmen der Lewida-Akademie ein Internetportal entstehen soll. Nach der Planungsphase beginnt für Lewida jetzt die Umsetzungsphase. Im Rahmen des Umsetzungsprojektes ist – nach Aussagen der Kerngruppe – ein gutes erstes Bild über die Konzeptionierung der Lewida-Akademie entstanden, an dem nun weitergearbeitet wird. Mithilfe einer EU-Finanzierung wird das Projekt durch das Kernteam zielführend weiter entwickelt. Bei dem nun folgenden schrittweisen Vorgehen sollen auch die speziellen Sichtweisen und Wünsche der Beschäftigten erhoben werden, um nicht an den Bedarfen vorbei zu handeln. Bei der Konzeption der Weiterbildungsakademie wurde bereits darauf geachtet, dass ein flexibles Anpassen an die Bedürfnisse gewährleistet werden kann. Die Transparenz des Vorhabens gegenüber allen Beschäftigten spielt eine große Rolle, um die Bereitschaft der Belegschaft, das Lernportal zu nutzen, zu erhöhen. Der Aufbau einer Lewida-Weiterbildungsakademie wird als sehr komplex beurteilt und „man muss immer am Ball bleiben“ […]. „So ein Projekt hängt immer an Menschen, an aktiven Akteuren“.
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