POTENZIAL-
ANALYSE
Unternehmen erzählen
ihre Geschichte
Die Software “DokuWiki”
Wikis im Unternehmen einführen
DER ANLASS
Der medways e.V. ist ein Branchenverband für Medizintechnik und Biotechnologie in Jena. Der inzwischen auch international agierende Verband hat derzeit ca. 90 Mitglieder und unterstützt sowohl die Mitglieder bei der Entwicklung und Markteinführung von Medizinprodukten als auch im Bereich Forschung und Entwicklung. Forschung findet meist in größeren Konsortien statt, bei denen der Verband von der Akquisition über die Partnersuche und Antragstellung bis hin zur Projektbegleitung und der Öffentlichkeitsarbeit unterstützt.
Die Arbeit in partnerübergreifenden Projektkonsortien führt immer wieder zu ähnlichen Herausforderungen bspw. in der Strukturierung der Kommunikation, der Steuerung der Informationsflüsse und der Dokumentation von Projektergebnissen. Die Geschäftsführerin war daher auf der Suche nach einem geeigneten Unterstützungswerkzeug. Durch eine Vermittlung vom Mittelstand-Digital Zentrum Ilmenau wurde eine Digitalisierungssprechstunde beim Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg vereinbart.
DIE LÖSUNG
Innerhalb einer virtuellen Digitalisierungssprechstunde wurde die interne Dokumentationslösung des Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg vorgeführt und Vor- und Nachteile diskutiert. Die Geschäftsführerin Dr. Eike Dazert war überzeugt, dass ein Wiki auf Basis einer, kostenfreien Software eine geeignete Lösung darstellen könnte. Besonders interessant erschien auch die Möglichkeit, eine Art Blaupause für Forschungsprojekte zu erstellen und für jedes neue Projekt eine eigene Plattform schnell aufsetzen zu können. Die Besonderheit an der identifizierten Lösung ist die Möglichkeit, strukturierte Daten (z.B. zu Ort und Zeit von Veranstaltungen oder Meetings) mit unstrukturierten Informationen (z.B. Fließtext) zu verknüpfen. So lassen sich bspw. automatisierte Tabellen aller Projektmeetings oder Transferveranstaltungen mit weiterführenden Informationen erstellen.
Als Pilot für den Digitalisierungsfahrplan wurde ein aktuell laufendes Forschungsprojekt mit 18 Partnern ausgewählt. Im ersten Schritt wurde die potenzielle Lösung im Team diskutiert und ein Kernteam für die Pilotphase gebildet. In mehreren halbtägigen Workshops wurden zunächst konkrete Ideen für die Zielstellung und den Anwendungsbereich der Wiki-Lösung diskutiert. Zwischen den Terminen wurden Aufgaben – bspw. zur Sammlung von konkreten Anforderungen – vom Kernteam bearbeitet und im nächsten Workshop vorgestellt. Nach der Klärung der priorisierten Anforderungen erfolgte der Abgleich hinsichtlich Erfüllbarkeit durch die vorgesehene Wiki-Lösung und der Demonstration von technischen Möglichkeiten.
Im nächsten Workshop konnte bereits eine Grobstruktur des künftigen Wikis abgeleitet werden. In einem portablen Prototyp wurden die Strukturen untersetzt und mit Beispielinhalten gefüllt. Feedback aus einer internen Testphase konnte direkt in eine Verbesserung überführt werden. Im letzten Workshop wurde außerdem die Einführung des Wikis geplant. Hier galt es Maßnahmen für ein begleitendes Veränderungsmanagement zu entwickeln.
Das Wiki soll zunächst im laufenden Forschungsprojekt eingesetzt werden. Bei Eignung ist eine Umsetzung als Wiki-Farm denkbar. Dabei kann die Administration der Software zentralisiert und dennoch für jedes neue Forschungsprojekt ein eigenes Wiki angelegt werden. Die Projektwikis „erben“ dann bei ihrer Anlage Eigenschaften oder auch Inhalte (z.B. Vorlagen) vom zentralen Wiki.
„Positiv überrascht hat mich, wie schnell wir zu einer testbaren Version gekommen sind. Ohne die strukturierte Begleitung durch das Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg wären wir nicht so weit gekommen.“
DAS HAT ES GEKOSTET
Die Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg zur Erstellung des Digitalisierungsfahrplans war für medways e.V. durch die Förderung des Zentrums kostenfrei. Ebenso kostenfrei ist die ausgewählte Lösung und das Hosting des Wikis auf einem eigener Webserver. Für die Initialisierungsphase wird auf sehr IT-affine Personen des Kernteams zurückgegriffen.
DAS WÜRDE DAS UNTERNEHMEN NICHT WIEDER MACHEN
Beim medways e.V. wurde ursprünglich über die Einführung eines Customer Relationship Management Systems (CRM) nachgedacht, da eines der Mitglieder damit gute Erfahrungen gemacht hatte. Die Beschäftigung mit konkreten Zielstellungen und Anforderungen hinsichtlich der Informationsbedarfe zeigte jedoch, dass eine Lösung der Problemstellung durch das CRM nur sehr unvollständig möglich war. Die gründliche Suche und genaue Prüfung mehrerer Anbieter und ihrer Lösungen zahlte sich aus.
DAS HAT DEM UNTERNEHMEN SEHR GEHOLFEN
Während der Digitalisierungsfahrplans erstellt wurde, entstand ein testbarer Prototyp, der mit den aufgestellten Anforderungen abgeglichen werden konnte. Die Arbeit mit konkreten Beispielinhalten war für das Kernteam sehr hilfreich, um sich die entstehende Lösung vorstellen zu können.
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