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Smart Speaker im Büro – Wenn Maschinen hören lernen
Ein „Smart Speaker“ oder intelligenter Lautsprecher bezeichnet einen internetfähigen Lautsprecher. Amazons Echo mit dem Sprachassistenten Alexa und Apples HomePod mit Siri gehören zu den Bekanntesten. Über Sprachbefehle lesen sie uns die aktuellen Nachrichten vor, spielen Musik ab oder suchen für uns nach Informationen im Internet. Natürlich tragen sie auch unsere Termine in den Kalender ein oder rufen Personen an (SPLENDID RESEARCH 2019).
Sprachgestützte Technologien gewinnen zunehmend an Bedeutung im privaten und beruflichen Alltag. Inzwischen besitzen 41 Prozent der Haushalte in Deutschland einen oder mehrere intelligente Lautsprecher (RMS 2021). Besonders zwischen 2018 und 2019 ist der Geräteabsatz um fast 35 Prozent angestiegen (IDC 2021). Gleichzeitig wünscht sich fast die Hälfte aller weltweiten Arbeitnehmenden, dass die Technologie am Arbeitsplatz ähnlich funktioniert wie im Privatleben (Kronos 2019). Es erscheint damit nur logisch, dass intelligente Lautsprecher auch am Arbeitsplatz Einzug halten (vgl. Kund:innenreferenzen).
Intelligente Lautsprecher und digitale Sprachassistenten können sich wiederholende Aufgaben von Mitarbeitenden automatisieren. Gleichzeitig hat man die Hände frei, um anderen Aktivitäten nachzugehen. Das Ziel ist es, den Komfort und die eigene Produktivität zu steigern.
SMART SPEAKER ALS ERINNERUNGSSTÜTZE
Eine gängige Anwendungsmöglichkeit eines digitalen Sprachassistenten ist es, Alarmbenachrichtigungen und Erinnerungen für bevorstehende Ereignisse und Termine zu erstellen. Ihnen steht eine Besprechung bevor, die Sie auf keinen Fall verpassen möchten? Aktivieren Sie Ihren digitalen Sprachassistenten und sagen Sie, „Erstelle eine Erinnerung an meine Besprechung mit dem Projektleiter um 12:45 Uhr“
Oder möchten Sie Ihre Mitarbeitenden motivieren, Besprechungen rechtzeitig zu beenden und Folgebesprechungen pünktlich zu beginnen? Auch hierbei kann Sie ein Sprachassistent im Besprechungsraum unterstützen, indem er die Beteiligten an das bevorstehende Ende der Besprechung erinnert (AWS).
UNTERSTÜTZUNG BEI RAUMRESERVIERUNGEN
Nicht selten passiert es, dass Besprechungsräume zwar gebucht sind, dann jedoch nicht genutzt werden. Das hat nicht nur kostenintensive Auslastungen von Raumequipment zur Folge, sondern ruft außerdem Frustration bei Mitarbeitenden hervor. Hier kann ein digitaler Sprachassistent Abhilfe schaffen, indem er gebuchte und ungenutzte Besprechungsräume nach Ablauf eines zuvor definierten Zeitraums automatisch freigibt (AWS).
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Inventarisierung
Ein intelligenter Lautsprecher kann auch für die effiziente Bestandsverwaltung genutzt werden: Berichte über Bestandsdaten können jederzeit und von überall aus abgerufen werden. Mit komplexer Software oder Tabellen müssen Sie sich dann nicht mehr befassen (VOGO Voice 2020).
Der vorteilhafte Einsatz sprachgestützter Technologien im Unternehmen wird aber auch von verschiedenen Herausforderungen begleitet.
Mögliche Unterbrechungen durch Smart Speaker
Im Durchschnitt würde man nur etwa 11 Minuten konzentriert an einer Aufgabe arbeiten, bevor man von E-Mails, Anrufen oder anderen Ereignissen unterbrochen wird (eBuero AG 2015). Eine zusätzliche Quelle möglicher Unterbrechungen können dann zudem intelligente Lautsprecher sein. Erlauben Sie sich jedoch einen Blick auf zukünftige Geräte. Im Bereich mobiler Dialogsysteme werden kontextsensitive Sprachassistenten erforscht, die die Anzahl unerwünschter Ereignisse reduzieren.
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Smart Speaker & Datenschutz
Die Technologie hinter intelligenten Lautsprechern – nämlich die Verarbeitung natürlicher Sprache und Anwendung von Verfahren des maschinellen Lernens – erfordert, dass der Anbietende Audiodaten sammelt und in eine Cloud überträgt. Audiodaten können personenbezogene Daten enthalten. Daher müssen – unabhängig von dem konkreten Produkt – datenschutzrechtliche Vorgaben beachtet werden.
Die datenschutzrechtlichen Vorgaben ergeben sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Verantwortung für eine rechtmäßige Datenverarbeitung liegt bei der Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet (vgl. Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Die jeweilige natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle muss sicherstellen und nachweisen können, dass personenbezogene Daten gemäß der DSGVO verarbeitet werden (Art. 5 Abs- 2, Art. 24 Abs. 1 DSGVO).
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Fazit
Die Möglichkeiten für die innerbetriebliche Anwendung von intelligenten Lautsprechern und digitalen Sprachassistenten sind breit gefächert. Erinnerungen an Termine, Raumreservierungen oder die vereinfachte Verwaltung von Inventarlisten können Komfort und Produktivität erhöhen. Dem gegenüber stehen ein Ablenkungspotenzial und datenschutzrechtliche Herausforderungen. Vor der Einführung eines intelligenten Lautsprechers sollten Sie die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Wahl des Dienstleistenden in Bezug auf den verfolgten Zweck bewerten. Zudem lohnen sich Überlegungen in Bezug auf datenschutz-freundliche Alternativen zur sprachassistierten Technologie. So stellt ein touchbasiertes Raumplanungspanel eine Alternative zur sprachassistierten Raumreservierung dar.
Kontakt und Veranstaltungen
Sind Sie an weiteren datenschutzrechtlichen Informationen interessiert? Kontaktieren Sie gern Herrn Sebastian Nielebock von unserem Themenschwerpunkt Safety & Security oder Herrn Michael Rätze (Fachkoordinator Recht 4.0) vom Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Chemnitz. Oder probieren Sie gern einmal unser Datenschutz-Tool Mittelstand 4.0 (DATOM) aus. Informationen zur DSGVO finden Sie auch hier.
Haben wir Ihre Neugier in Bezug auf die „Künstliche Intelligenz“ im intelligenten Lautsprecher geweckt?
Schauen Sie gern bei der KI Convention am 26. November 2021 vorbei. Dort entmystifiziert unsere KI-Trainerin Juliane Höbel-Müller eine „kontextsensitive“ Basis zukünftiger intelligenter Lautsprecher und digitaler Sprachassistenten. Oder besuchen Sie unsere dreiteilige KI-Veranstaltungsreihe “Künstliche Intelligenz & neue DenKMUster” ab dem 3. November 2021 und tauchen Sie mit uns in die Welten der Künstlichen Intelligenz ein.
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