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Struktur und Orientierung für Unternehmen
Was genau ist eine Prozesslandkarte?
Eine Prozesslandkarte stellt die wichtigsten Unternehmensprozesse übersichtlich dar. Sie dient den Beschäftigten, den Führungskräften oder – falls erforderlich – auch Externen (z.B. Kunden, Zertifizierungsorganisationen) dazu, die wesentlichen Unternehmensprozesse auf einen Blick zu erfassen. Auf Basis einer guten Prozesslandkarte kann abgelesen werden, wie ein Unternehmen ausgehend vom Kundenbedarf die betriebliche Wertschöpfung organisiert und dadurch Kundenbedürfnisse befriedigt oder Kundenprobleme löst. Die in der Prozesslandkarte enthaltenen Unternehmensprozesse ergeben sich aus dem oder den vom Unternehmen eingesetzten Geschäftsmodell(en). Zur besseren Orientierung werden häufig unterschiedliche Kategorien wie Steuerungsprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse unterschieden.
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Welche Vorteile bietet eine Prozesslandkarte für Unternehmen?
Wenn Sie sich mit der Digitalisierung oder generell mit der Verbesserung Ihrer Unternehmensprozesse beschäftigen wollen, ist die Erstellung oder Aktualisierung einer Prozesslandkarte ein erster, wesentlicher Schritt. Eine Prozesslandkarte bietet Struktur und Orientierung für eine detaillierte Analyse und Verbesserung der betrieblichen Prozesse. Auf ihrer Basis kann beispielsweise besprochen werden, welche Unternehmensprozesse oder Prozessbereiche prioritär analysiert und verbessert werden sollten. Über die Einbeziehung einer Prozesslandkarte bspw. in die Diskussion aktueller Herausforderungen und Problemstellungen kann sie zur Überwindung des abteilungs- oder bereichsorientierten Denkens im Unternehmen beitragen.
Beschäftigte mit sehr kleinteiligen Tätigkeitsbereichen können damit für ihre Rolle bzw. Bedeutung im Unternehmen sensibilisiert werden. Insofern kann sie auch einen Beitrag zur Wertschätzung einzelner Personen oder Funktionsbereiche leisten. Da anhand einer Prozesslandkarte die „Funktionsweise“ eines Unternehmens gut abgelesen bzw. erklärt werden kann, erleichtert sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In einigen Unternehmen bildet die Prozesslandkarte beispielsweise eine Grundlage für die Vorstellung von Bereich und Kontaktpersonen in unternehmensspezifischen Kommunikationskanälen (z.B. Intranet). Zudem unterstützt sie das Durchlaufen von Zertifizierungsprozessen (z.B. DIN EN ISO 9001, ISO 14001) oder stellt eine wesentliche Grundlage für diese dar.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Erstellung einer Prozesslandkarte?
Ziel einer Prozesslandkarte ist die Darstellung der wesentlichen Unternehmensprozesse auf einen Blick. Die dargestellten Unternehmensprozesse sollten also einen unmittelbaren Bezug zum Unternehmenszweck und den angebotenen Produkten und Leistungen aufweisen, aber in ihrer Anzahl überschaubar sein. Sind die dargestellten Unternehmensprozesse zu allgemein und nicht unternehmensspezifisch, ist der Nutzen der Prozesslandkarte kaum vorhanden. Werden zu viele Unternehmensprozesse dargestellt, leidet die Übersichtlichkeit – einige der genannten Vorteile können dann unter Umständen nicht realisiert werden. Die daraus abgeleitete Empfehlung für die Erstellung einer Prozesslandkarte lautet: so grob wie möglich, so detailliert wie nötig.
Zudem sollten vor allem die Unternehmensprozesse berücksichtigt werden, die kontinuierlich oder zu mindestens regelmäßig durchlaufen werden. Unternehmensprozesse, die vergleichsweise selten oder nur in großen Abständen durchgeführt werden und bezogen auf die Ziele und den Geschäftszweck des Unternehmens eine eher untergeordnete Rolle spielen sollten daher nicht Bestandteil der Prozesslandkarte sein. Der Prozess „Inventur durchführen“ ist ein solches Beispiel – es sei denn, Ihr Unternehmen ist im Bereich der Inventur-Dienstleistungen tätig.
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Eine weitere Herausforderung besteht in dem Abstraktionsniveau der abgebildeten Unternehmensprozesse. Es wäre beispielsweise für die meisten Unternehmen nicht sinnvoll, in der
Prozesslandkarte die Prozesse „Material beschaffen“ und „Werkzeugwartung veranlassen“ abzubilden, da der letztgenannte Prozess meist wesentlich operativer und kleinteiliger ist als der erstgenannte. Die resultierende Empfehlung besteht darin, in der Prozesslandkarte möglichst Unternehmensprozesse mit gleichem Abstraktionsniveau bzw. mit gleicher Detailtiefe aufzunehmen.
Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist die Bezeichnung der in der Prozesslandkarte enthaltenen Unternehmensprozesse. Nicht wenige Unternehmen bezeichnen Unternehmensprozesse mit Begriffen wie „Vertrieb“ oder „Marketing“. Nachteil dieser Vorgehensweise ist deren Nähe zu entsprechenden Funktionsbereichen im Unternehmen. Dadurch kann es zum einen zu Verwechslungen mit der entsprechenden Fachabteilung kommen. Zum anderen wird damit der abteilungsübergreifende Charakter eines Unternehmensprozesses nicht deutlich. Es ist daher empfehlenswert, Unternehmensprozesse immer aus einer Kombination von Substantiv und Verb zu benennen.
Welche Hilfsmittel können zur Erstellung genutzt werden?
Grundsätzlich empfiehlt es sich, die Prozesslandkarte im Team zu erstellen. Personen aus verschiedenen Unternehmensbereichen mit individuellen Erfahrungshintergründen haben meist unterschiedliche Perspektiven auf die Unternehmensprozesse. Diese im Rahmen eines Workshops zusammenzuführen, kann sehr erkenntnisreich sein. Dabei unterstützen unsere Vorlagen, die Sie kostenfrei herunterladen und einsetzen können. Einige unserer Fallstudien, wie die Tischlerei Dreyer zeigen zudem, wie andere Unternehmen dabei vorgegangen sind und welchen Nutzen die Beteiligten daraus ziehen konnten. Falls Sie auf Basis der Prozesslandkarte Ihre betrieblichen Unternehmensprozesse analysieren, verbessern und digital unterstützen wollen, empfehlen wir eine Teilnahme an unserem Workshop „Geschäftsprozesse erfolgreich digitalisieren – Ansätze und Werkzeuge“. Darin lernen Sie nicht nur unterschiedliche Prozesslandkarten kennen und anwenden, sondern werden auch mit verschiedenen Möglichkeiten zur detaillierten Visualisierung und Analyse betrieblicher Unternehmensprozesse vertraut gemacht. Ebenso sind digitale Technologien zur Prozessunterstützung Bestandteil des Workshops.
Ansprechpartner
Stefan Voigt
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Robert Kummer
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