• Online-Meetings & Online-Seminare

ZUR NUTZUNG
VON ZOOM

Möglichkeiten für die Teilnahme am Online-Meeting bzw. Online-Seminar

Unsere virtuellen Digitalisierungssprechstunden und einige unserer Online-Seminare führen wir mit Zoom durch. Wir haben uns für die Software entschieden, da sie sehr einfach zu bedienen ist, alle notwendigen Funktionen bereit stellt und vor allem aufgrund der Stabilität und Verfügbarkeit des Dienstes auch in Zeiten der Corona-Krise. Nachteilig ist lediglich, dass es sich bei Zoom um einen amerikanischen Drittanbieter handelt. Unten auf dieser Seite möchten wir Sie aufklären, welche Maßnahmen wir ergriffen haben, um dennoch ein Höchstmaß an Datenschutz zu gewährleisten. Doch zunächst möchten wir Ihnen technische Hilfestellung bieten.

Technische Möglichkeiten

Zoom ist plattformübergreifend nutzbar. Sie können über folgende Wege am Meeting bzw. Online-Seminar teilnehmen:

  • Download der Zoom Anwendung (Client) für Windows oder Mac
  • Installation der iOS-App auf mobilen Apple-Geräten
  • Installation der Android-App für mobile Android-Geräte
  • Teilnahme über den Webbrowser (Klick auf den Link in der Bestätigungsmail)
  • In Ihrem Unternehmen wird Skype for Business eingesetzt? Nutzen Sie das Zoom Plugin für Skype for Business.

Wir empfehlen die Nutzung eines Headsets.

Anleitung für Teilnahme über die Zoom-Anwendung (Client herunterladen und ausführen)

Anleitung für Teilnahme über Webbrowser (ohne Herunterladen/Ausführen einer Anwendung)

Die verlinkten Anleitungen sind mit unserem Cloud-Dienst-Demonstrator EasyAssist erstellt.

Eigene Anleitungen erstellen

Weiterführende Hilfe

Verschiedene Anleitungen finden Sie auf der Seite des Anbieters, bspw.:

Datenschutz bei Online-Meetings und Online-Seminaren mit Zoom

Generelle Maßnahmen

  • Prüfung des Vorliegens eines Privacy-Shield-Zertifikat (Nachweis eines angemessenes Datenschutzniveau bei Unternehmen aus den USA)
  • Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) mit dem Anbieter
  • Transparenter Hinweise auf die Nutzung von Zoom bei der Anmeldung zu Online-Seminaren bzw. Online-Meetings
  • Aufnahme entsprechender Informationen in unsere Datenschutzerklärung
  • Auflistung datenschutzrelevanter Einstellungen (siehe nächster Punkt)

Gewählte Einstellungen zur Erhöhung von Sicherheit und Datenschutz

  • Keine Übertragung der Teilnehmerdaten in das Tool (Verzicht auf Funktionen zur Anmeldung für Online-Seminare über die Zoom-Webseite sowie zur Erinnerung an bevorstehende Termine per Mail über die Webseite von Zoom)
  • Die Audio-Teilnahme über Telefon wird über eine deutsche Telefonnummer des Anbieters (mit Kennwort) ermöglicht
  • Verhinderung des so genannten „Zoom-Bombings“: alle Meetings und Online-Seminare sind nur mit Passwort zugänglich
  • Keine Authentifizierung der Teilnehmenden über Zoom notwendig (keine individualisierten Links mit Rückschluss auf Teilnehmende, keine Anmeldung bei Zoom, anonyme oder pseudonymisierte Teilnahme möglich)
  • Als Datenzentren für die Speicherung sind nur Europa und USA ausgewählt
  • Alle Teilnehmenden werden zuerst in den Warteraum geschickt und vom Gastgeber eingelassen
  • Nutzende die kein Zoom verwenden dürfen bzw. keine Anwendungen (Clients) herunterladen/ausführen können:
    • Sie können alternativ via Web-Browser teilnehmen (u.U. eingeschränkte Funktionalität, aktuelle Browserversionen notwendig)
    • Sie können alternativ via Skype for Business (Lync)-Client zu einem Zoom-Meeting beitreten

Aufzeichnung bzw. Live-Streaming

  • Online-Meetings werden nie aufgezeichnet!
  • Bei einzelnen Online-Seminaren behalten wir uns eine Aufzeichnung für einen späteren Zugriff bzw. ein Live-Streaming unter folgenden Voraussetzungen vor:
    • Hinweis auf Aufnahme bzw. Live-Streaming bereits bei der Anmeldung zum Online-Seminar
    • Zusätzlicher Hinweis auf Aufnahme bzw. Live-Streaming durch die moderierende Person zu Beginn des Online-Seminars
  • Bei Online-Seminaren sind keine Videoübertragungen seitens der Teilnehmenden möglich
  • Nutzen Sie ein Pseudonym, um Ihren Namen nicht preiszugeben, dieser kann ggf. beim Stellen von Fragen innerhalb des Online-Seminars sichtbar werden.

Wie können Sie selbst zum Datenschutz beitragen?

  • Wenn Sie Videoübertragung im Meeting nutzen: entfernen Sie persönliche Gegenstände aus dem Sichtfeld der Kamera oder nutzen Sie die Funktion “virtueller Hintergrund” in Zoom (bei Kamera-Einstellung zu finden) bei der nur Ihre Silhouette vor dem ausgewählten Hintergrund ist
  • Schalten Sie ggf. smarte Assistenten (Alexa und Co.) aus, die ggf. mithören können
  • Nutzen Sie Kopfhörer oder Headsets
  • Teilen Sie keine sensiblen Informationen über die “Bildschirm freigeben”-Funktion